मिनी-टेलीफोन एक्सचेंज के बिना किसी भी कंपनी के आधुनिक कार्यालय की कल्पना करना असंभव है। आखिरकार, यह उपकरण उच्च-गुणवत्ता वाले आंतरिक संचार और शहर की टेलीफोन लाइनों के तर्कसंगत उपयोग के लिए जिम्मेदार है। आज, केवल उपलब्ध संख्या से कॉल करने के अधिकार के लिए कार्यालय कर्मचारियों के बीच संघर्ष अतीत की बात है। आजकल, बाहरी और आंतरिक रेखाओं का उपयोग करके इस समस्या को हल किया जाता है। लैंडलाइन टेलीफोन नंबर की संख्या को बढ़ाने की आवश्यकता नहीं है। कार्यालय के लिए एक पीबीएक्स कैसे चुनें और इसे कैसे स्थापित करें? आपको इस लेख में इन और अन्य सवालों के जवाब मिलेंगे।
पीबीएक्स क्या है?
ऑफिस पीबीएक्स एक छोटा स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंज है। यह शहर की एक छोटी संख्या की सेवा के लिए बनाया गया है। इस तरह के डिवाइस के साथ, कंपनी उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक नंबर के लिए एक अलग लाइन आवंटित नहीं कर सकती है। इससे कॉल की लागत कम होती है।
PBX लाइन पर लोड को केंद्रित करता है। इस तथ्य के कारण कि उनमें से प्रत्येक का उपयोग अधिक तीव्रता से किया जाता है, कंपनी निश्चित संख्याओं के हिस्से को मना कर सकती है या उनमें कमी होने पर उद्यम के सामान्य कामकाज को सुनिश्चित कर सकती है।
एक कार्यालय के लिए मिनी-स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंजों के संचालन का सिद्धांत मल्टीचैनल स्टेशनों के काम के समान है जिस पर टेलीफोन संचार ऑपरेटर काम करते हैं। अंतर केवल सेवा किए गए कमरों की संख्या में है। एक कार्यालय स्थापना के लिए, यह संख्या बहुत छोटी है। इसके अलावा, मिनी-एटीएस को आंतरिक और बाहरी लाइनों में टूटने की विशेषता है।
कार्यालय के लिए एक पीबीएक्स कैसे चुनें? इसके बारे में नीचे पढ़ें।
कैसे एक कार्यालय PBX का चयन करने के लिए?
पीबीएक्स खरीदते समय सही विकल्प बनाने के लिए, आपको इनपुट डेटा पर निर्णय लेने और वांछित मानदंडों को इंगित करने की आवश्यकता है।
इनपुट उपलब्ध लाइनों की संख्या और कार्य एक्सटेंशन की वांछित संख्या को संदर्भित करता है। मानक वितरण यह है: प्रत्येक शहर लाइन 3-4 घरेलू से मेल खाती है। किसी भी मामले में, सेवित कमरों की संख्या निर्धारित करते समय, यह अनुशंसा की जाती है कि आप कार्यालय के लिए एक पीबीएक्स स्थापित करने में एक विशेषज्ञ के साथ परामर्श करें। इस तरह की डिवाइस की सबसे छोटी क्षमता 3 फिक्स्ड लाइनें और 8 आंतरिक ग्राहक हैं।
यह स्पष्ट करना आवश्यक है कि क्या कार्यालय पीबीएक्स की स्थापना के बाद मुफ्त बाहरी और आंतरिक चैनल रहेंगे। ऐसा स्टॉक बड़ा नहीं होना चाहिए, लेकिन निकट भविष्य में इसकी पूर्ण अनुपस्थिति के साथ, कई समस्याएं पैदा हो सकती हैं। हमें फैक्स और मॉडेम के लिए आंतरिक लाइनों के बारे में नहीं भूलना चाहिए।
आपको निर्माता पर भी फैसला करना चाहिए। सबसे लोकप्रिय कंपनियां जो कार्यालय के लिए पीबीएक्स का उत्पादन करती हैं, वे पैनासोनिक और एलजी हैं।
ऐसे कई महत्वपूर्ण मुद्दे हैं जिन पर आपको एक PBX कनेक्शन विशेषज्ञ से चर्चा करने की आवश्यकता है:
- निर्बाध बिजली की बैटरी को जोड़ने के लिए एक अंतर्निहित एडाप्टर की उपस्थिति;
- एक ऐसे कंप्यूटर के लिए कनेक्टर की आवश्यकता जो बातचीत प्रोटोकॉल आयोजित करता है;
- प्रत्येक शहर की लाइनों पर समान रूप से लोड वितरण मोड सेट करने की क्षमता।
अब आप जानते हैं कि कार्यालय के लिए पीबीएक्स कैसे चुनना है। इस उपकरण के मुख्य कार्यों के बारे में और जानने का समय आ गया है।
मुख्य कार्य जो पीबीएक्स से लैस हैं
ऑफिस पीबीएक्स के निम्नलिखित मुख्य कार्य हैं:
- कॉल अग्रेषण यह फ़ंक्शन उद्यम की गतिविधि के प्रकार की परवाह किए बिना सबसे लोकप्रिय है। यह आपको इनकमिंग कॉल को फ़ैक्स या कंपनी के किसी विशिष्ट कर्मचारी पर पुनर्निर्देशित करने की अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, सिस्टम टेलीफोन पर उपयुक्त एक्सटेंशन नंबर डायल करें और हैंग अप करें। जब तक कोई नया कनेक्शन स्थापित नहीं हो जाता तब तक बाहरी पक्ष राग को सुनेंगे। यदि कोई विशिष्ट कर्मचारी जगह में नहीं है, या उसकी लाइन व्यस्त है, तो बाहरी कॉल सिस्टम टेलीफोन पर वापस आ जाएगी।
- एक कॉल का "अवरोधन"। यह फ़ंक्शन उस स्थिति में आवश्यक है जब कर्मचारियों में से एक दूसरे डेस्कटॉप पर गया था, और उस समय उसका फोन बज उठा। कार्यालय के लिए PBX इस कर्मचारी को परिधि के चारों ओर घूमते हुए भी कॉल लेने की अनुमति देता है। इसके लिए, कर्मचारी को किसी भी डिवाइस पर संख्याओं का एक निश्चित संयोजन डायल करना होगा।
- कॉल के दौरान कॉल रिसीव करें। यदि एक कॉल के दौरान समानांतर कॉल आती है, तो हैंडसेट में एक निश्चित सिग्नल सुनाई देगा। एक साधारण कोड टाइप करके, आप इस कॉल का जवाब दे सकते हैं।
- कनेक्शन आदेश। लगातार व्यस्त रहने वाले लैंडलाइन नंबर तक पहुंचने के असफल प्रयासों के मामले में, आपको एक विशेष कोड डायल करने की आवश्यकता है। PBX आपको सूचित करेगा कि आवश्यक लाइन जारी कर दी गई है और कनेक्शन स्वचालित रूप से स्थापित हो जाएगा।
- "मेरे पीछे आओ।" यह फ़ंक्शन आपको कार्यालय की परिधि में किसी भी आंतरिक संख्या को पुनर्निर्देशित करने की अनुमति देता है। इस प्रकार, कर्मचारी कार्यस्थल पर नहीं हो सकता है, लेकिन उसके सभी आने वाले कॉल उसके द्वारा स्वीकार किए जाएंगे।
- सम्मेलन का आह्वान। यह फ़ंक्शन आपको एक या अधिक अतिरिक्त प्रतिभागियों को टेलीफ़ोन वार्तालाप से कनेक्ट करने की अनुमति देता है। सम्मेलन के प्रतिभागी आंतरिक और बाहरी दोनों सदस्य हो सकते हैं।
- बातचीत का कनेक्शन। इस फ़ंक्शन के लिए धन्यवाद, प्रबंधक किसी भी समय अपने किसी भी अधीनस्थ के साथ जुड़ सकता है, भले ही उस समय एक टेलीफोन वार्तालाप आयोजित किया जा रहा हो। केवल एक उपयुक्त प्राथमिकता स्तर वाला ग्राहक बातचीत से जुड़ सकता है। यह प्रक्रिया एक ध्वनि संकेत के साथ होती है। पीबीएक्स की स्थापना और कॉन्फ़िगरेशन के दौरान प्राथमिकता के स्तर को सौंपा गया है।
पीबीएक्स की अतिरिक्त विशेषताएं
उन बुनियादी कार्यों के अलावा जो कार्यालय पीबीएक्स में डिफ़ॉल्ट रूप से होते हैं, कई अतिरिक्त कार्य हैं जो किसी विशेष मामले में उपयोगी होते हैं। उनमें से कुछ नीचे वर्णित हैं।
यदि रिसेप्शनिस्ट सिस्टम टेलीफोन पर व्यस्त है, तो एक इनकमिंग कॉल को कतारबद्ध किया जा सकता है। बाहरी ग्राहक बीप नहीं सुनेंगे, लेकिन एक आवाज संदेश जो आप खुद बना सकते हैं। यह या तो एक विज्ञापन संदेश हो सकता है या लाइन पर रहने का एक सरल अनुरोध हो सकता है।
सचिव को थोड़ा राहत देने का एक अन्य विकल्प बाहरी ग्राहकों को यह अधिकार देना है कि वे किसी विशिष्ट कंपनी कर्मचारी की आवश्यक आंतरिक संख्या को स्वयं डायल करें।
भाषण प्रोसेसर का उपयोग करने की क्षमता आपको प्रत्येक विस्तार को एक जवाब देने वाली मशीन से लैस करने की अनुमति देती है। इसके अलावा, ऐसे वॉइसमेल में ऑपरेटर को शामिल किए बिना इनकमिंग कॉल को संसाधित करना संभव है।
यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से कर्मचारी ने कौन सी लंबी दूरी या अंतर्राष्ट्रीय कॉल की है, प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक निजी कोड जारी करना संभव है, जिसके उपयोग से कोई व्यक्ति लंबी दूरी के संचार का उपयोग करने में सक्षम होगा। यदि कर्मचारी के पास संख्याओं का एक विशेष सेट नहीं है, तो वह टोल लाइन को कॉल करने में सक्षम नहीं होगा।
नीचे मानक और आधुनिक दोनों प्रकार के कार्यालय पीबीएक्स का वर्णन किया जाएगा।
एनालॉग पीबीएक्स
एनालॉग पीबीएक्स का उपयोग तब किया जा सकता है जब आंतरिक ग्राहकों की संख्या पचास से अधिक नहीं है, और उच्च आवश्यकताओं को टेलीफोन नेटवर्क की कार्यक्षमता पर नहीं लगाया जाता है।
इस तरह के उपकरण भाषण को एक स्पंदित या निरंतर विद्युत संकेत में बदल देते हैं जिसका आयाम भिन्न होता है। आज तक, एनालॉग मिनी पीबीएक्स 46 बंदरगाहों तक सेवा करने में सक्षम हैं।
इस तरह के उपकरणों का मुख्य लाभ समान क्षमता संकेतकों पर डिजिटल की तुलना में कम लागत है। एनालॉग पीबीएक्स का नुकसान सेवा कार्यों की एक छोटी संख्या है।
डिजिटल पीबीएक्स
डिजिटल पीबीएक्स 50 से अधिक बंदरगाहों की सेवा कर सकता है। इस तरह के उपकरण एक पल्स-कोड मॉड्यूलेशन तकनीक का उपयोग करके भाषण को बाइनरी पल्स स्ट्रीम में परिवर्तित करते हैं।
डिजिटल पीबीएक्स में एनालॉग वाले की तुलना में अधिक लागत होती है। लेकिन इसके लिए धन्यवाद, इस तरह की डिवाइस में बड़ी संख्या में सेवा कार्य हैं। इसके अलावा, इन पीबीएक्स को कार्यालयों में स्थापित करना बहुत आसान है।
वायरलेस PBX
कार्यालय के लिए वायरलेस PBXs कर्मचारियों के लिए गतिशीलता प्रदान करते हैं और तारों की आवश्यकता नहीं होती है। ऐसे उपकरण का उपयोग करते समय, श्रमिकों के पास ताररहित टेलीफोन होते हैं, जिसके साथ वे पूरे परिधि में घूम सकते हैं।
सेलुलर के विपरीत, वायरलेस मुफ्त है। ऐसे मिनी-स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंजों की क्षमता को बिना किसी समस्या के बढ़ाया जा सकता है। इस कनेक्शन के संचालन के लिए परमिट की आवश्यकता नहीं है।
वायर्ड फोन के विपरीत, रेडियो सुनने और गुप्त कनेक्शन से सुरक्षित हैं। वायरलेस पीबीएक्स का उपयोग करते समय ध्वनि की गुणवत्ता उच्च के रूप में विशेषता है।
वर्चुअल पीबीएक्स
कार्यालय के लिए वर्चुअल पीबीएक्स नवीनतम तकनीक का एक उत्पाद है। यह इंटरनेट ऑपरेटर के सर्वर पर स्थित है, इसे कार्यालय में उपलब्ध नेटवर्क के आधार पर अतिरिक्त उपकरणों और कार्यों की खरीद की आवश्यकता नहीं है।
ऐसे उपकरणों का उपयोग करते समय, संचार लागत कम से कम हो जाती है। यदि आवश्यक हो, तो इस पीबीएक्स की क्षमता का विस्तार बहुत तेज़ी से किया जाता है।
यदि कार्यालय ने स्थान बदल दिया है, तो उपलब्ध फोन नंबरों को बदलने की आवश्यकता नहीं है। ऐसे पीबीएक्स को स्थापित करने और कनेक्ट करने के लिए विशेषज्ञों को कॉल करने की भी आवश्यकता नहीं है - सभी नियंत्रण इंटरनेट के माध्यम से किया जाता है।
GSM का उपयोग कर PBX
कार्यालय के लिए मिनी पीबीएक्स जीएसएम उन जगहों पर टेलीफोन संचार को व्यवस्थित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जहां नियमित लाइन की कोई संभावना नहीं है, लेकिन एक मोबाइल ऑपरेटर से एक संकेत है।
जीएसएम-गेटवे मोबाइल संचार के लिए कम कार्यालय लागत प्रदान करते हुए, बाहरी लाइनों की संख्या बढ़ाने में मदद करता है। इसकी स्थापना किसी भी इमारत, शहर या देश में संभव है जहां आपका आईपी नेटवर्क उपलब्ध होगा। ऐसे उपकरणों का उपयोग करने वाले कार्यालय के लिए एक मिनी पीबीएक्स इंटरनेट या कॉर्पोरेट दर का उपयोग करते हुए अधिक से अधिक मोबाइल कॉल करने की क्षमता प्रदान करता है जब वे कॉल की सामान्य लागत से कम होते हैं।
कार्यालय पीबीएक्स की स्थापना
कार्यालय के लिए PBX की स्थापना में डिज़ाइन और कॉन्फ़िगरेशन शामिल हैं। ऐसे उपकरण को जोड़ने में एक विशेषज्ञ की राय को सुनकर, आपको अपने लिए सबसे प्रासंगिक विकल्प और टेलीफोन एक्सचेंज की आवश्यक क्षमता निर्धारित करने की आवश्यकता है।
स्थापना का अगला चरण उपकरण की स्थापना है। आमतौर पर यह एक विशेष कैबिनेट के अंदर स्थित होता है। बाहरी और आंतरिक बंदरगाहों को जोड़ने के बाद, सभी केबलों को पार किया जाता है और चिह्नित किया जाता है और सिस्टम के प्रारंभिक परीक्षण की प्रक्रिया को पूरा किया जाता है।
अगला चरण पीबीएक्स की प्रोग्रामिंग और कॉन्फ़िगरेशन है। यह प्रक्रिया एक विशेष ग्राहक के लिए पूरी तरह से व्यक्तिगत है, क्योंकि प्रत्येक की इच्छाएं और आवश्यकताएं अलग-अलग हैं।
यदि कंपनी के कार्यालय कई इमारतों में स्थित हैं, तो उनमें से प्रत्येक को अपना खुद का पीबीएक्स स्थापित करना चाहिए, जो एक डिजिटल या एनालॉग ट्रंक का उपयोग करके एक दूसरे के साथ संवाद करेंगे। आमतौर पर एक सिस्टम टेलीफोन का उपयोग किया जाता है, सचिव के साथ स्थापित किया जाता है। शेष कर्मचारियों को पारंपरिक तंत्र प्रदान किया जाना चाहिए। यदि सिस्टम टेलीफोन वाले सभी कर्मचारियों को आपूर्ति करना आवश्यक हो जाता है, तो पीबीएक्स के लिए अतिरिक्त सिस्टम बोर्ड खरीदना आवश्यक होगा, जो अतिरिक्त लागतों को लुभाएगा।
