एक घटना की योजना कैसे बनाएं: एक नमूना

एक घटना का मतलब होता है, एक बैठक की योजना और लोगों के एक समूह की भागीदारी के साथ आयोजित: एक छुट्टी, एक व्यापार बैठक, एक खेल कार्यक्रम, एक बच्चों की पार्टी, एक विज्ञापन अभियान, आदि। चूंकि घटना सबसे अधिक बार प्रतिभागियों की एक बड़ी संख्या में भाग लेती है, इसलिए उन सभी की सुरक्षा का ख्याल रखना बेहद महत्वपूर्ण है, साथ ही साथ आमंत्रित भी। वे सहज थे, कोई भी ऊब नहीं था, मेनू के बारे में कोई शिकायत नहीं थी, कलाकारों का प्रदर्शन, बैठक कक्ष का डिज़ाइन आदि। अप्रिय आश्चर्य से बचने के लिए, आपको सावधान रहने की आवश्यकता है लेकिन तैयारी के लिए।

घटना की तैयारी योजना के साथ शुरू होती है। अग्रिम में घटना की योजना कैसे बनाएं, इसके बारे में चिंता करना बेहतर है। एक महत्वपूर्ण तारीख तक अधिक समय बचा है, चीजों को सोचने, तौलने, गलतियों से बचने और प्रतिभागियों से नकारात्मक प्रतिक्रिया लेने के अधिक अवसर। योजनाएं घटना की बारीकियों के अनुसार बनाई जाती हैं, लेकिन नियोजन के लिए सामान्य सिफारिशें हैं।

क्या योजना है?

सबसे पहले, लक्ष्य। किसी भी तरह का आयोजन नहीं किया जाता है। कंपनी के नेता कुछ निश्चित परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं: एक कॉर्पोरेट संस्कृति का गठन, बाजार पर माल का प्रचार, व्यापार के लिए प्लेटफार्मों का विस्तार, कर्मचारियों की रैली, सालगिरह का उत्सव (कंपनी के लिए उनकी योग्यता की आधिकारिक मान्यता), आदि मुख्य बात यह है कि लक्ष्य ठोस, स्पष्ट रूप से तैयार और प्राप्त किया जाना चाहिए। । उद्देश्य के साथ, घटना का प्रकार भी निर्धारित किया जाता है (बुफे, पिकनिक, वाटर पार्क में अवकाश आदि)।

नियोजन का अगला चरण बजट है। आयोजक चाहे कितनी भी कोशिश कर लें, अगर बजट इसकी अनुमति नहीं देता है तो सभी रचनात्मक विचारों को महसूस करना संभव नहीं होगा। इसलिए, एक कार्य योजना तैयार करने का निर्णय लेने से पहले, आपको वित्त पर निर्णय लेने की आवश्यकता है।

निम्नलिखित मदों पर विचार किया जाता है:

मेहमानों की संख्या और लिंग (मेनू बनाने के लिए आवश्यक, पेय का चयन);
घटना स्थल;
डिजाइन और तकनीकी उपकरण;
परिवहन (यदि घटना दूर है);
फोटो और वीडियो शूटिंग;
मेजबान, कलाकारों का निमंत्रण;
पुरस्कार और उपहार;
घटना का मीडिया कवरेज (यदि आवश्यक हो)।

प्रश्नावली

उपरोक्त मुद्दों को स्पष्ट करने के बाद, आप आमंत्रितों के लिए प्रश्नावली संकलित करना शुरू कर सकते हैं। इसलिए मेहमानों की इच्छाओं को ध्यान में रखना आसान होगा। सर्वेक्षण के परिणामों के अनुसार, आपको योजना और अनुमान में समायोजन करना पड़ सकता है। हम प्रश्नों की अनुमानित सूची प्रदान करते हैं:

क्या आप इस कार्यक्रम में भाग लेने की योजना बना रहे हैं?
यदि आप कार्यक्रम में भाग लेने की योजना नहीं बनाते हैं, तो किस कारण से?
आपको घटना के बारे में कैसे पता चला?
घटना में भागीदारी के लिए पंजीकरण कैसे किया गया था (बहुत सरल, सरल, बिना किसी समस्या के, मामूली कठिनाइयों, किसी भी कठिनाइयों के साथ)?
क्या आपको मेनू पर कोई इच्छा है?
आयोजन में आपकी भागीदारी के लिए कौन भुगतान करेगा?
आप किस विषय, चर्चा प्रश्न में रुचि रखते हैं?
क्या आपके पास इस घटना के बारे में कोई सवाल है, कौन से हैं?
क्या आपके पास इस आयोजन के मेजबान के लिए कोई प्रश्न हैं, कौन से हैं?
आप घटना (पते, ईमेल, फोन) के बारे में जानकारी कैसे प्राप्त करना चाहेंगे?
अन्य।

घटना के प्रकार और सामग्री के आधार पर प्रश्नों को समायोजित किया जाता है। मुख्य बात यह है कि एक प्रश्नावली तैयार की जाए ताकि आयोजक को उन सभी उत्तरों को प्राप्त हो जो वह रुचि रखते हैं। यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि सभी प्रकार की गलतफहमी से बचने के लिए, एक कार्य योजना कैसे तैयार की जाए। इसलिए, भोज के दौरान मुस्लिम व्यापारिक साझेदार पोर्क को नहीं छूएंगे (जिसका अर्थ है कि मेनू में चिकन, टर्की से व्यंजन शामिल होना चाहिए), और प्रमुख कॉर्पोरेट पार्टी के चुटकुले कुछ लोगों को मजाकिया नहीं लग सकते हैं। बेशक, सर्वेक्षण गुमनाम होना चाहिए।

जानकारी एकत्र होने के बाद, कर्मचारी योजना की तैयारी के लिए सीधे आगे बढ़ता है।

एक घटना की योजना कैसे बनाएं: एक उदाहरण

योजना फॉर्म GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली के अनुसार विकसित किया गया है। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ। " परंपरागत रूप से, योजना घटना की तैयारी और आचरण, समय सीमा और जिम्मेदार लोगों के कार्यों को सूचीबद्ध करती है। दस्तावेज़ की शुरुआत में संगठन का नाम और अनुमोदन के लिए दस्तावेज़ का प्रकार, दस्तावेज़ की तैयारी की तारीख, संख्या और स्थान का अनुमोदन किया जाएगा। अलग-अलग वित्तीय दस्तावेज, अनुमोदन पत्र और दस्तावेज के साथ परिचित। आरेख के रूप में, यह कुछ इस तरह दिखता है:

तालिका 1. नमूना कार्य योजना

मुझे मंजूर है --------------- --------------- (कंपनी के प्रमुख की स्थिति) ------------------------------------- (पूरा नाम) (हस्ताक्षर)
तैयारी और आचरण के लिए कार्य योजना -------------------------------------------------- ---- (घटना का नाम)
तिथियाँ: स्थान: घटना का उद्देश्य:
संख्या	काम के प्रकार	अवधि	उत्तरदायी
1।	आयोजन समिति का निर्माण	2014/12/15	पूरा नाम
2।	एक सांस्कृतिक कार्यक्रम तैयार करना	2014/12/15	पूरा नाम
3।	…

योजना में कॉलम "परिणाम" और "नोट" भी शामिल हो सकते हैं।

तैयार की गई योजना को कंपनी प्रबंधन के साथ चर्चा की जाती है, जिसे कर्मचारियों को अनुमोदित और संप्रेषित किया जाता है। जिम्मेदार व्यक्तियों ने अपने हस्ताक्षर परिचित पत्र पर रखे और योजना की एक प्रति प्राप्त की। उसके बाद, सवाल: "एक कार्य योजना कैसे तैयार करें?" बंद माना जाता है।

एक नियम के रूप में, घटनाओं को एक वर्ष में कई बार आयोजित किया जाता है, इसलिए एक इवेंट मैनेजर या अन्य विशेषज्ञ को वार्षिक कार्य योजना तैयार करनी होती है। वर्ष के लिए कार्य योजना कैसे तैयार करें?

वार्षिक योजना

वार्षिक योजना की तैयारी के साथ आगे बढ़ने से पहले, आपको पिछले वर्ष के लिए कंपनी की गतिविधियों का विश्लेषण करना होगा। विश्लेषणात्मक कार्य के परिणामों के आधार पर, एक रिपोर्ट संकलित की जाती है, जिसकी सामग्री अगले 12 महीनों के लिए लक्ष्य निर्धारित करेगी। नए कैलेंडर वर्ष में आयोजित होने वाली घटनाओं का लक्ष्य इन लक्ष्यों को प्राप्त करना होगा।

महीने तक घटनाओं की योजना बनाई जाती है। हर महीने कितने इवेंट आयोजित करने हैं - कंपनी तय करती है। यह सब लक्ष्यों और दबाव की समस्याओं पर निर्भर करता है। एक समय, आवधिक और चल रही गतिविधियों की परिकल्पना की गई है। एक बार की घटनाओं में, विशेष रूप से, एक विदेशी कंपनी से उपकरणों की खरीद शामिल है। वर्तमान घटना भी एक बार आयोजित की जाती है, लेकिन इसमें अधिक समय लगता है। आवधिक घटनाओं को एक विशिष्ट समय अंतराल पर दोहराया जाता है। यह कर्मचारी विकास (सम्मेलन, सेमिनार, वेबिनार), परियोजनाओं के विकास और कार्यान्वयन, कॉर्पोरेट इवेंट और बहुत कुछ हो सकता है। सभी घटनाओं को घटना की व्यवहार्यता, विषय और समय पर तार्किक रूप से एक-दूसरे के अनुरूप होना चाहिए।

वार्षिक योजना फॉर्म

वार्षिक योजना एक सामान्य कार्य योजना या समय अनुसूची के रूप में तैयार की जाती है। कभी-कभी दोनों विकल्प उपयुक्त होते हैं (उदाहरण के लिए, यदि कलाकार विभिन्न संगठनों में काम करते हैं)। आइए इस प्रकार की योजनाओं पर अधिक विस्तार से विचार करें।

सामान्य वार्षिक योजना में, क्रम संख्या, घटना का नाम, समय सीमा, परिणाम, अधिकारी और एक नोट नोट किया जाता है। अध्याय "परिणाम" विशेषज्ञों की गतिविधियों के उत्पाद को इंगित करता है: एक प्रक्रिया या तंत्र आरेख, एक पूर्ण परियोजना, एक रिपोर्ट, दस्तावेजों का एक पैकेज, आदि।

तालिका 2. नमूना समग्र कार्य योजना

संख्या	घटना का नाम	परिणाम	अवधि		कलाकारों			नोट
संख्या	घटना का नाम	परिणाम	शुरुआत	अंत	लिमिटेड	जेएससी	UAB	नोट
1।	अंतर्राष्ट्रीय सम्मेलन	सार का संग्रह	15.01	17.01	पूरा नाम	पूरा नाम	पूरा नाम	विशिष्ट विश्वविद्यालयों के छात्र शामिल हैं
2।	पनीर की एक नई किस्म की प्रस्तुति	पनीर की एक नई किस्म की प्रस्तुति पर रिपोर्ट	16.02	17.02	पूरा नाम	पूरा नाम	पूरा नाम	उद्यमों के प्रौद्योगिकीविद् शामिल हैं
3।	…

समय सारणी का संकलन करते समय, गतिविधियों को प्रत्येक माह के लिए इंगित किया जाता है। घटना के नाम और महीने के बीच का जंक्शन चित्रित किया गया है। एक दस्तावेज़ कुछ इस तरह दिख सकता है:

तालिका 3. नमूना समय अनुसूची

संख्या	घटना का नाम	परिणाम	कलाकारों	2014 साल			नोट
संख्या	घटना का नाम	परिणाम	कलाकारों	जनवरी	फरवरी	मार्च	नोट
1।	अंतर्राष्ट्रीय सम्मेलन	सार का संग्रह	लिमिटेड जेएससी UAB
1.1।	एक समाचार पत्र की तैयारी	सूचना पत्र	कार्यालय प्रबंधक
2।	पनीर की एक नई किस्म की प्रस्तुति	पनीर की एक नई किस्म की प्रस्तुति पर रिपोर्ट
2.1।	ब्रोशर तैयार करना	ब्रोशर	विपणन विभाग

वार्षिक योजना के अलावा, उपायों, रिपोर्टिंग और नियंत्रण रूपों के लिए एक परिमाण, साथ ही एनेक्स विकसित किए जा रहे हैं। अनुप्रयोगों में शामिल हैं:

वित्तीय रिकॉर्ड;
संचार योजना, अन्य घटना समर्थन;
जोखिम विश्लेषण।

उपरोक्त सभी योजनाएं वयस्कों के लिए हैं। लेकिन बच्चों के साथ विभिन्न कार्यक्रम आयोजित किए जाते हैं। लोगों के लिए योजना बनाने के पैटर्न लगभग समान हैं, लेकिन कुछ विशेषताएं हैं।

बच्चों के लिए एक्शन प्लान कैसे बनाएं

युवा नागरिकों के लिए घटना वयस्कों, प्राथमिक, शैक्षिक और (या) स्वास्थ्य-सुधार अभिविन्यास के लिए अलग है। जिम्मेदार नियुक्त किए गए शिक्षक, मनोवैज्ञानिक, मनोरंजनकर्ता, लाइब्रेरियन, स्वास्थ्य शिविरों में परामर्शदाता और बच्चों के साथ काम करने वाले अन्य विशेषज्ञ हैं। घटना की बारीकियां बच्चों की उम्र और निर्धारित कार्यों पर निर्भर करती हैं। पूर्वस्कूली, स्कूल, पुस्तकालय और मनोरंजन शिविर में घटना की योजना की विशेषताओं पर विचार करें।

पूर्वस्कूली

बालवाड़ी गतिविधियाँ वार्षिक योजना का हिस्सा हैं। के लिए प्रदान:

matinees (विषयगत और छुट्टी की तारीखें);
खेल की छुट्टियां;
स्वास्थ्य के दिन और सप्ताह (विभिन्न गतिविधियाँ शामिल हैं);
माता-पिता की बैठक, आदि।

इन गतिविधियों में से प्रत्येक के लिए, एक योजना या परिदृश्य तैयार किया जाता है, जिसे प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किया जाता है और उसके डिप्टी के साथ सहमति होती है। घटना, उपकरण, सूची, घटना के पाठ्यक्रम (स्क्रिप्ट में) और जिम्मेदार लोगों के लिए घटना, उद्देश्य, कार्य, समय और स्थान का नाम इंगित करें। यहाँ स्वास्थ्य दिवस के लिए कार्य योजना तैयार करने का एक उदाहरण दिया गया है:

तालिका 4. पूर्वस्कूली के लिए नमूना स्वास्थ्य दिवस योजना

मैं पुष्टि करता हूं: का मुखिया --------------- (पूरा नाम) "____" ______________ 2014
सहमति: OIA के लिए उप प्रमुख ------------------------------ (पूरा नाम) "____" ______________ 2014
स्वास्थ्य दिवस कार्य योजना (तारीख)
समय और स्थान	घटना का नाम	समूह	उत्तरदायी
8.00 - 8.30 खेल का मैदान	सुबह जिमनास्टिक	सभी समूह	समूह के शिक्षक
10.00 -10.30 स्पोर्ट्स हॉल	रिले दौड़	वरिष्ठ समूह	शारीरिक शिक्षा प्रशिक्षक, समूह शिक्षक
…
15.00 - 15.20 स्विमिंग पूल	खेल अवकाश "नेपच्यून हमारे पास आया"	मध्य समूह	तैराकी प्रशिक्षक, नर्स, समूह शिक्षक
दिन के दौरान	स्वास्थ्य दिवस से फोटो रिपोर्ट	सभी समूह	समूहों के शिक्षक, सहायक शिक्षक

घटना की बारीकियों के आधार पर, अपेक्षित परिणामों का संकेत दिया जा सकता है (विद्यार्थियों की घटनाओं में कमी, बच्चों में एक स्वस्थ जीवन शैली के बारे में विचारों का निर्माण, माता-पिता की शैक्षणिक संस्कृति के स्तर में वृद्धि आदि)।

पूर्वस्कूली के लिए घटना का परिदृश्य खेल, परियों की कहानियों, जादू की चाल, आकर्षण पर आधारित प्रदर्शन है। यह महत्वपूर्ण है कि छुट्टी दिलचस्प, मज़ेदार, जीवंत हो, और सबसे महत्वपूर्ण बात - बच्चों के लिए उपयोगी।

स्कूल

स्कूल वर्ष के दौरान और छुट्टियों के दौरान छात्रों के लिए गतिविधियों की योजना बनाई जाती है। कार्य योजनाएं मुख्य शिक्षक, कक्षा शिक्षक, शारीरिक शिक्षा शिक्षक, शिक्षक और मनोवैज्ञानिक को व्यवस्थित करती हैं। शिक्षकों द्वारा तैयार की गई योजनाओं को प्रधान शिक्षक द्वारा जांचा और अनुमोदित किया जाता है। घटना के लक्ष्यों और उद्देश्यों की परिकल्पना की गई है, अपेक्षित परिणाम, जिम्मेदार नियुक्त किए जाते हैं। योजना बनाते समय, बच्चों की उम्र, उनकी रुचियां, कक्षा में समस्याएं (अकादमिक प्रदर्शन, व्यवहार, टीम में रिश्ते आदि), साथ ही उद्देश्य कारक (मौसम, निपटान का प्रकार, विशेष रूप से इलाके, जलवायु, आदि) को ध्यान में रखा जाता है। यादगार तारीखें। इसके अनुसार, "नाइट्स एंड प्रिंसेस", "म्यूजिकल थिएटर के साथ परिचित", "गर्मी की छुट्टी", "वे होमलैंड के लिए लड़े" और अन्य के विषयों पर कार्यक्रम आयोजित किए जाते हैं। मुख्य बात यह है कि बच्चों को दिलचस्पी होनी चाहिए। छात्र स्वयं भी आयोजन की तैयारी और योजना बनाने में शामिल हैं। कार्य योजना कैसे बनाएं? नमूना तालिका में प्रस्तुत किया गया है।

तालिका 5. नमूना स्कूल अवकाश योजना

मुझे मंजूर है हेडमास्टर नं। --------------------------- (पूरा नाम)
शरद ऋतु छुट्टी शैक्षिक योजना
संख्या	उपाय	तिथि	वर्ग	समय
1।	म्यूजिकल कॉमेडी थियेटर की यात्रा	2013/10/28	11	शाम 4 बजे।
2।	ऑपरेशन क्योर ए बुक	2013/10/29	5-6	12.00
3।	…

बच्चों की लाइब्रेरी

लाइब्रेरी के कर्मचारी यह सुनिश्चित करते हैं कि बच्चे अधिक पढ़ें और पुस्तकों को प्यार करें। इसके लिए, साहित्यिक शाम, क्विज़, नीलामी आदि आयोजित की जाती हैं। पुस्तकालय में एक कार्य योजना कैसे तैयार करें? यह कार्य कई चरणों में किया जाता है। घटना का विषय चुना गया है, इसका उद्देश्य और आयु लक्ष्य निर्धारण किया जाता है। प्रतिभागियों की उम्र के अनुसार, साहित्यिक कार्यों का चयन किया जाता है, एक स्क्रिप्ट तैयार की जाती है।

लाइब्रेरियन विज्ञापन के बारे में नहीं भूलते हैं: पोस्टर, पत्रक, निमंत्रण बनाए जाते हैं। एक महत्वपूर्ण बिंदु चित्रण सामग्री की तैयारी है। इस घटना को मीडिया में दर्ज, विश्लेषण और प्रचारित किया जाता है। योजना का प्रारूप कुछ इस प्रकार हो सकता है:

तालिका 6. बच्चों के पुस्तकालय में नमूना कार्रवाई योजना

संख्या	इवेंट फॉर्म	घटना का नाम	दर्शक	तिथियां
1।	तमाशा	वेलेंटाइन डे	हाई स्कूल के छात्र	14.02
2।	प्रश्न और उत्तर शाम	"और किस्से कौन जानता है?"	प्रीस्कूलर और प्राथमिक स्कूल के छात्र	18.03
3।	…