बैठक का कार्यवृत्त इस घटना के सभी महत्वपूर्ण निर्णयों को दर्शाने वाला एक दस्तावेज है। अर्थ और डिजाइन दोनों के मामले में गलत प्रारूपण, बैठक में प्रतिभागियों द्वारा विवादित होने का कारण बन सकता है। इसके अलावा, अगर उत्पादन बैठक के मिनटों में भ्रामक जानकारी होती है, तो गलत प्रबंधन निर्णय लेने का संभावित जोखिम होता है। सही ढंग से व्यवस्थित यह सरल सिफारिशों के एक सेट में मदद करेगा।
इस दस्तावेज़ के पाठ में आमतौर पर दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य। बैठक के मिनट (इसकी पहली छमाही) में घटना के मुख्य मापदंडों का विवरण शामिल है: स्थिति, पूरा नाम प्रतिभागियों, अध्यक्ष और सचिव। जब उपस्थित लोगों में से एक को विशेष दर्जा (आमंत्रित, विशेषज्ञ, पर्यवेक्षक, आदि) होता है, तो यह दस्तावेज़ में भी नोट किया जाता है। यदि बैठक में कई लोग शामिल थे, तो बैठक के मिनटों में एक अलग शीट पर उनके बारे में डेटा हो सकता है, जो दस्तावेज़ का एक अविभाज्य अनुप्रयोग है। परिचयात्मक खंड एक एजेंडे के साथ समाप्त होता है जिसमें संबोधित मुद्दों की एक सूची होती है। उन्हें महत्व में व्यवस्थित करना वांछनीय है, हालांकि, प्रश्नों की सूची में जगह को प्रभावित करने वाले अन्य कारक हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, एजेंडा की संरचना उसके मुद्दों के तार्किक संबंध या घटना में भाग लेने वाले व्यक्तियों के रोजगार पर निर्भर हो सकती है। दस्तावेज़ को संगठन के लेटरहेड (इसकी इकाई) पर निष्पादित किया जाता है, यह संकेत दिया जाना चाहिए जब बैठक हुई थी।
मुख्य भाग में बैठक के मिनट परिचयात्मक के अनुरूप होना चाहिए। विशेष रूप से, इसके आइटम एजेंडे पर उसी क्रम में जाने चाहिए। प्रत्येक एजेंडा आइटम पर जानकारी कैप्चर करने वाले पाठ के निर्माण के लिए एल्गोरिथ्म इस प्रकार है: "सुनी हुई", "बात की गई", "तय"। प्रोटोकॉल के इस भाग में मुख्य नियम यह है कि इसे एक प्रकार की प्रतिलेख में नहीं बदलना चाहिए।
विशेष रूप से, "सुनी" उप-वस्तु का वर्णन करता है कि इस मुद्दे पर मुख्य वक्ता कौन था, उसने अपने भाषण के परिणामस्वरूप क्या सुझाव दिया। वक्ताओं के लिए, प्रतिभागी यह भी संकेत देते हैं कि उन्होंने क्या प्रस्तावित किया है। निर्णय प्रतिभागियों के बहुमत की अंतिम स्थिति को ठीक करता है। यदि इसे मतदान के द्वारा अपनाया गया था, तो यह इंगित किया जाएगा कि कितने लोग इसके लिए थे, कितने इसके खिलाफ थे, साथ ही साथ संख्याहीनता भी थी। चर्चा किए गए मुद्दों के महत्व के आधार पर, पूर्ण नामों को सूचीबद्ध किया जा सकता है। जिन लोगों ने यह या उस स्थिति को लिया है।
बैठक के प्रोटोकॉल को सचिव द्वारा तैयार किया जाता है, दस्तावेज़ में कार्यकारी और बैठक की कुर्सी पर हस्ताक्षर किए जाते हैं। इसके संकलन के लिए जानकारी का स्रोत हस्तलिखित ड्राफ्ट हैं, एक आवाज रिकॉर्डर, टेप का उपयोग करके बनाए गए नोट्स। यदि बैठक के दौरान पहचाने गए मुद्दों के समाधान के लिए एक वरिष्ठ अधिकारी के अधिकार की आवश्यकता होती है जो बैठक में भाग नहीं लेते हैं, तो इस प्रमुख द्वारा निर्णयों के लिए अतिरिक्त अनुमोदन प्रदान किया जा सकता है। हस्ताक्षरित और पंजीकृत प्रोटोकॉल दोनों को एक ही दस्तावेज़ के रूप में, और अधिकारियों के लिए अर्क के रूप में भेजा जा सकता है, जिसमें प्रश्नों का केवल एक हिस्सा लागू होता है।
