हर कोई प्रोटोकॉल शब्द जानता है। कार्यालय कर्मचारी नियमित रूप से बैठकों के दौरान इसे सुनते हैं, पुलिस अधिकारी इसे अपनी पेशेवर गतिविधियों में उपयोग करते हैं, और राज्य के प्रमुख और राजनयिकों को उनके लिए निर्धारित नियमों का पालन करने के लिए मजबूर किया जाता है। एक प्रोटोकॉल क्या है? हम नीचे पता लगाएंगे।
प्रोटोकॉल की अवधारणा का अर्थ है
अन्य शब्दों की काफी संख्या के रूप में, इस शब्द के कई अर्थ हैं। यह सब गतिविधि के क्षेत्र पर निर्भर करता है जिसमें वांछित अवधारणा लागू होती है। तो, हम सबसे आम स्थितियों पर विचार करेंगे जब यह प्रोटोकॉल के बारे में बात करने के लिए प्रथागत है।
अगर हम कारोबारी माहौल के बारे में बात कर रहे हैं, तो प्रोटोकॉल घटना (बैठक, बैठक, निदेशक मंडल, आदि) का वर्णन करने वाला एक दस्तावेज है।
हमने पहले ही पुलिस के बारे में ऊपर उल्लेख किया है, जो अक्सर एक समान दस्तावेज भी बनाते हैं। इस मामले में, एक अपराध या अपराध का तथ्य निहित है।
अंतर्राष्ट्रीय प्रारूप में, एक प्रोटोकॉल नियमों का एक सेट है जिसका पालन सरकारी अधिकारियों और राजनयिक अधिकारियों के बीच आधिकारिक बैठकों में किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, राष्ट्राध्यक्षों या राष्ट्रपति के दौरे के बीच बैठकों का एक प्रोटोकॉल है।
हालांकि, इस लेख में हम व्यावसायिक प्रोटोकॉल की अवधारणा पर ध्यान केंद्रित करेंगे।
मिलने का समय
व्यावसायिक बैठकें कारोबारी माहौल में सभी प्रक्रियाओं का एक अभिन्न हिस्सा हैं। वे आधिकारिक रूप से पारित कर सकते हैं, नियत समय को ध्यान में रखते हुए और केवल कार्यालय भवन में। अनौपचारिक व्यापार की तारीखें भी बहुत लोकप्रिय हैं। दूसरे मामले में, आप बातचीत की प्रोटोकॉल पुष्टि के बिना कर सकते हैं। यदि बैठक आधिकारिक है, तो यह सभी नियमों के अनुसार लिखित में होना चाहिए।
प्रोटोकॉल को ऐसे प्राधिकरण के साथ सचिव या अन्य व्यक्ति द्वारा रखा जाता है। बातचीत को जारी रखने के लिए, बैठक में चर्चा की जाने वाली समस्याओं की अनुमानित सूची का पता लगाने का प्रयास करें। वॉयस रिकॉर्डर की उपस्थिति बहुत अधिक नहीं होगी, इसलिए विवरणों को याद नहीं करना चाहिए, क्योंकि प्रोटोकॉल एक व्यापार घटना का एक बहुत विस्तृत विवरण है।
उपस्थित और साथ ही अनुपस्थित लोगों के नाम दर्ज किए जाने चाहिए। अपने लिए, आप मीटिंग में आए सभी लोगों के स्थान के बारे में नोट्स बना सकते हैं, ताकि कुछ शब्दों के लेखक को त्रुटियों के बिना संकेत दिया जा सके।
प्रत्येक बैठक की शुरुआत में, मुद्दों के विचार का क्रम निर्धारित किया जाता है, इसे शब्दशः लिखना सुनिश्चित करें।
यदि बैठक में एक वोट था, तो उसके परिणामों को इंगित करें (कितने लोगों ने पक्ष में मतदान किया और कितने लोगों ने वोट दिया)। इस घटना में कि बैठक में कम संख्या में लोग मौजूद थे, आपके पास उन सभी लोगों के नाम और उपनाम नोट करने का भी अवसर है जिन्होंने मतदान किया था।
प्रोटोकॉल के निष्पादन को एक लंबे बॉक्स में बंद न करें, क्योंकि इस समय के दौरान आप बैठक के विवरण को भूल सकते हैं।
बातचीत प्रोटोकॉल
वार्ता एक नियमित व्यावसायिक बैठक से भिन्न होती है जिसमें वे आमतौर पर एक या दो मुद्दों पर चर्चा करते हैं जो दोनों पक्षों के लिए एक बड़ी भूमिका निभाते हैं। इस मामले में, प्रोटोकॉल बातचीत के सभी बारीकियों और पार्टियों की आवश्यकताओं को ठीक करने का एक अवसर है। जिस मुद्दे पर हमेशा विचार नहीं किया जाता है, वह पहली वार्ता के तुरंत बाद हल हो जाता है, इसलिए निदेशकों या अन्य कर्मचारियों को बैठक के बारे में समय और पूरी जानकारी चाहिए।
वार्ता के प्रोटोकॉल को किसी भी व्यावसायिक दस्तावेज़ के समान सिद्धांत पर तैयार किया गया है।
वर्णित घटना की तारीख, दस्तावेज संख्या और नाम के पूर्ण संस्करण को इंगित करना आवश्यक है। निम्नलिखित एक परिचय है, जो आवश्यक रूप से चर्चा के लिए उपस्थित लोगों और मुख्य मुद्दों की एक सूची को इंगित करता है।
मुख्य भाग में, जानकारी को आमतौर पर तीन भागों में विभाजित किया जाता है: "सुनी हुई, " "बोली जाने वाली, " "निर्णय की गई।" प्रोटोकॉल के पूर्ण संस्करण में, सभी वक्ताओं के शब्दों को शब्दशः उद्धृत किया जाता है।
